Yhteistyöskentelyn menetelmät prosessin aikana
Tarpeen ja
toimijoiden
tunnistaminen
Tarve- ja
nykykartoitus
Tavoitteiden
asettaminen
Toimenpide-
mahdollisuuksien
tunnistaminen
Suunnitelman laatiminen
Käytön aika
ja elinkaari
| | | | | | |
Tarpeen ja toimijoiden tunnistaminen | Tarve- ja nykykartoitus | Tavoitteiden asettaminen | Toimenpide- mahdollisuuksien tunnistaminen | Suunnitelman laatiminen | Käytön aika ja elinkaari | |
| Työpajat ja Design Sprintit | x | X | X | X | X | x |
| Big Room | x | X | X | X | x | |
| Yhteiskeskustelut & Round Table | X | X | X | X | X | X |
| Erilaiset paneelit, kuten Asukaspaneelit, kehittäjäfoorumit | X | X | X | X | X | X |
| Virtuaalimallit ja cave-työskentely | x | X | X | X | x | |
| Haastattelut | X | X | X | x | x | x |
| Pelillistäminen | X | x | X | X | ||
| Jalkautuminen / osallistuva havainnointi | X | X | X | X | ||
| Kyselyt | x | X | X | X | X | X |
Suositeltavia menetelmiä prosessin eri vaiheisiin. X= soveltuu hyvin x= soveltuu melko hyvin
Esimerkkejä erilaisista yhteiskehittämisen menetelmistä kestävän ja älykkään kaupungin kehittämisessä
Työpajat ja Design Sprintit
- Ajoitus: soveltuu käytettäväksi kaikissa suunnitteluvaiheissa, esimerkiksi muun muassa tavoitteiden asettamiseen, ideointiin, vaikutusten arviointiin, pilottien testaukseen/kokemustiedon keräämiseen
- Toteutus: Live- ja etätyöpajat ovat paljon käytettyjä yhteiskehittämisen menetelmiä. Käyttötapoja on hyvin monia. Kestävyystavoitteita asetettaessa voidaan työpajassa muodostaa erilaiset tulevaisuuspolut ja skenaariot ja luoda näistä yhteinen sanoitettu ja visualisoitu visio. Backcasting -menetelmässä luodaan ensin yhteinen visio ja pohditaan sen jälkeen visiota toteuttava polku, eli toimenpiteet. Tyypillisesti noin 20-30 henkilöä on sopiva työpajaosallistujien määrä, mutta suuremmatkin ryhmät ovat mahdollisia. Ajallisesti 2-3 tunnin työpajoissa saadaan käsiteltyä noin 2 tehtäväkokonaisuutta. Learning cafessa, eli kiertävissä työryhmissä, työskentely on moneen teemaan sopiva työskentelytapa. Myös open cafe, eli avoin rasteilla kiertely, voi olla hyödyllinen kun aika on rajallinen ja halutaan osallistujien vaikuttavan haluamiinsa teemoihin. Sidosryhmäkohtaisten työpajojen järjestämistä kannattaa pohtia. Useimmiten myös eri taustoja ja sidosryhmiä yhdistämällä saadaan laajempaa näkemystä ja ehkä rikkaampia ideoitakin.
- Muuta: Työpajat tulee olla hyvin suunniteltuja siten, että niistä on myös selkeästi osoitettu hyöty osallistujalle, ei vain tiedonkeruun paikkoja. Etukäteistehtävillä voidaan motivoida ajattelua kohti työpajan teemaa. Jälkitehtävällä puolestaan tavoitellaan vielä tulosten kirkastamista ja osallisuuden kokemusta. Alustuksia kannattaa käyttää kuromaan tietotason lähtötasoeroja. Työpajoja suunniteltaessa kannattaa tutustua palvelumuotoilun menetelmiin ja intensiiviseen viisivaiheiseen Design sprint -työskentelymuotoon (kartoitus, ideointi, hahmotus, prototypiointi ja testaus)
Big Room
- Ajoitus: soveltuu käytettäväksi etenkin tavoitteiden asettamisessa sekä suunnittelutyössä
- Toteutus: Monialainen intensiivinen työskentelymuoto, jossa suunnittelijat sekä tilaajat (ja rakentajat) toimivat samassa työskentelytilassa yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi toistuvasti määräajan verran (esim. 1 vuosi keskiviikot klo 9–16.00). Big room -työskentelyssä tiedonvaihto sekä päätöksenteko tehostuu ja ketteröityy, aikataulun hallinta helpottuu ja jatkuva vuorovaikutus mahdollistaa ideoinnin ja innovoinnin.
- Muuta: Big room –työskentely toimii myös luottamuksen vahvistajana sekä sitouttaa yhteiseen tekemiseen. Työskentelymuotona käytössä useissa alliansseissa mm. rakennushankkeissa sekä rata- ja ratikkahankkeissa. Keskeistä yhteiskehittämisessä on kuitenkin huomioida viestinnässä mm. viikkotiedotteilla myös muut big room -työskentelyn ulkopuoliset tahot.
Yhteiskeskustelut
- Ajoitus: soveltuu käytettäväksi kaikissa vaiheissa
- Toteutus: vapaamuotoiset (vrt. haastattelu) yhteiskeskustelut, yhteinen agenda kuitenkin etukäteen määritelty. Tämä voisi olla vaikkapa sidosryhmistä koottu arviointijoukko, joka määräajoin kokoontuu ulkopuolisin silmin tarkastelemaan hankkeen välivaiheiden tuloksia, prosessia ja sen onnistumista (yhteisseuranta ja arviointi).
Muuta: - Vähän hyödynnetty tapa, joka voi laajoissa hankkeissa tuoda paljonkin lisäarvoa
- keskusteleva lupaprosessi
- Vaatii sitoutuneisuutta teemaa kohtaan
- Osallisuuden kokemus korostuu ja on otettava huomioon laajasti
Erilaiset paneelit, mm. Asukaspaneelit, kehittäjäfoorumit
- Ajoitus: soveltuu käytettäväksi kaikissa vaiheissa, tavoitteena toimia pitkäkestoisesti koko hankkeen ajan
- Toteutus: Asukaspaneeli tai eri toimijoista koostuva kehittäjäfoorumi kootaan jo hankkeen varhaisessa vaiheessa ja on mukana koko hankkeen elinkaaren. Voi toimia myös osaltaan auditoijan roolissa, mutta yksinkertaisemmillaan tuottaa yhteiskehitettyjä ratkaisuja ja tietoa kuhunkin vaiheeseen
Muuta: - Vähän hyödynnetty tapa, joka voi laajoissa hankkeissa tuoda paljonkin lisäarvoa
- Vaatii sitoutumista niin panelisteilta, kuin hankkeen tekijöiltäkin
- Vaatii tarkkaa suunnitelmallisuutta ja pitkäjänteisyyttä
Virtuaalimallit ja cave-työskentely
- Ajoitus: soveltuu käytettäväksi etenkin tavoitevaiheessa (visio) sekä vaihtoehtojen ideoinnissa
- Toteutus: Virtuaalimalleja voidaan hyödyntää, kun tavoitetilaa ja visiota halutaan työstää yhdessä sidosryhmien kanssa ja havainnollistaa visiota kaikille sidosryhmille. Yhteistyöskentelyä voidaan tehdä eri sidosryhmäjoukot kerrallaan (esim. lapset, ikä-ihmiset, yrittäjät, luottamushenkilöt). Visiota voidaan laatia nykytilaa kuvaavien virtuaalimallien päälle cave-työskentelynä. Tällöin nykytilan päälle tuodaan visiota kuvaavia uusia toiminnallisuuksia/tasoja/tekstikommentteja. Virtuaalimallilla voidaan havainnollistaa myös suunnitelmavaihtoehtoja, sekä alueiden kestävyyden erilaisia skenaarioita ja vaikutusketjuja. Virtuaalimalleja voidaan käyttää tietokoneelta käsin tai muun muassa paikan päällä cave-työskentelyssä.
- Muuta: Virtuaalimallit eivät ole vain suunnittelun väline, vaan parhaimmillaan myös yhteiskehittämisen tapa, jolloin päästään yhdessä visualisoimaan suoraan ratkaisuja, päämääriä tai vaihtoehtoja.
Haastattelut
- Ajoitus: soveltuu käytettäväksi kaikissa vaiheissa, etenkin tiedonkeruu- ja ideointivaiheeseen, sekä muun muassa testaukseen ja pilottien arviointiin
- Toteutus: esimerkiksi teemalähtöisesti (liikenteen operaattorit, kaupantoimijat jne.), ratkaisujen ideoinnissa voi merkittävää lisäarvoa tulla eri sidosryhmien/toimijoiden sekoittamisella. Yksilöhaastattelut tai esimerkiksi Microsoft Teamsilla, ryhmän optimikoko 4-6hlö, Kesto noin 1-1,5h, teemahaastatteluna laaja-alaisia kysymyksiä vain 3-5 kpl aihepiiristä riippuen, kysymykset kannattaa lähettää haastateltaville etukäteen tutustuttavaksi
- Muuta: kannattaa hyödyntää myös vertaisarvioinnissa. Esimerkiksi kun haetaan kokemustietoa ja käytäntöjä alueelle, jossa ei ole vielä toimintaa tai asutusta, voidaan haastatteluja toteuttaa vastaavanlaisella alueella
Pelillistäminen
- Ajoitus: soveltuu käytettäväksi etenkin ideointivaiheessa, mutta myös ratkaisuehdotuksen kommentoinnissa ja testauksessa
- Toteutus: Pelillistämisen kautta voidaan kerätä muun muassa kestävyys- tai älykkyysratkaisuja laajaltakin joukolta sidosryhmiä. Käytetyimpiä ovat suunnittelupelit, joissa asukas/toimija ideoi tiettyä aluetta annettujen reunaehtojen puitteissa (esim. eri toimintojen sijoittelu). Pelimallissa voidaan myös havainnollistaa suunnittelijoille, rakennuttajille, operaattoreille ja asukkaille kulkemista tietyn alueen tai rakennuksen sisällä ja pyytää arvioimaan vaikkapa liikenteen ratkaisuja tai vaikutuksia kaupunkikuvaan
- Muuta: Etuna pelillistämisessä on se, että etenkin nuoret saadaan mukaan ideoimaan. Pelillistämisen kautta saa suunnitelman osasista kokonaisvaltaisemman kuvan kun siihen pääsee itse tutustumaan muun muassa seikkailemalla ja testaamalla hankealueella
Jalkautuminen / osallistuva havainnointi
- Ajoitus: soveltuu käytettäväksi etenkin tiedonkeruu- ja ideointivaiheessa, sekä vaikutusten arvioinnissa
- Toteutus: Esimerkkejä toteutuksesta voisivat olla tietyn teeman tarpeiden selvittäminen kentällä alueen liikkujilta heitä kohdaten. Kyselyä apuna käyttäen tai havainnoimalla alueen käyttäjien toimintaa.
- Muuta: Hyvä yhteiskehittämisen menetelmä myös ryhmässä jalkautumalla alueelle esim. kestävyysratkaisujen ideointiin eri käyttäjäryhmien pariin
Kyselyt
- Ajoitus: soveltuu käytettäväksi kaikissa vaiheissa, etenkin varhaisessa tavoitevaiheessa, kun asetetaan alueelle yhteisiä kestävyys- ja muita suunnittelun tavoitteita. Tarve- ja nykytilatiedonkeruuseen, mutta myös ideointivaiheiseen esim. kohdennettuna tietylle vastaajaryhmälle. Suunnitelman ja pilotin arviointi voidaan myös toteuttaa kyselyn avulla.
- Toteutus: Asiantuntija- ja asukaskyselyt kannattaa laatia omina kyselyinään esim. kestävyystavoitteiden määrittämisessä. Käyttökelpoinen yhteiskehittämisen tapa, kun halutaan tietoa ja näkemystä laajalta joukolta. Nettikyselyformaatteja on saatavilla useita ja myös paljon maksuttomia vaihtoehtoja. Merkittävissä asukaskyselyissä on kuitenkin hyvä olla myös edelleen mahdollisuus tuoda näkemyksensä esiin paperiversiona (postikyselynä tai esimerkiksi kirjaston kautta). Karttakyselyiden käyttö on myös yleistynyt ja sopivia etenkin, kun kerätään tietoa muun muassa alueen käytöstä tai uusien toimintojen sijainneista. Minikyselyt sisältävät noin 3 kysymystä ja niillä voidaan saada tietoa nopeastikin suurelta joukolta. Laaja-alaisissakin kyselyissä noin 10 kysymystä on riittävä määrä vastausaktiivisuuden ylläpitämiseksi.
Muuta: - määrämuotoisella ja aika-ajoin uusittavalla arviointikyselyllä voidaan kerätä laajalta joukolta ketterästi muun muassa kestävyystavoitteiden toteutumiseen liittyvää kehitystietoa (arviointitieto).
- Joukkoistetun tiedonkeruun metodissa tiedon tuottajina ovat asukkaat ja muut toimijat. Tietoa kerätään jonkin teeman ympäriltä tietyn ajan ja tietyllä alueella, sekä sitoutetaan tiedonkerääjät yhteiseen toimintaan (esim. palkinto osallistumisesta)
- Kyselyiden ja joukkoistetun tiedonkeruun etuna mahdollisuus osallistua suunnitteluun pienellä panoksella, esimerkiksi älypuhelimella QR-koodin lukien, voidaan saavuttaa laajat joukot.
- Kyselyn levittäminen ja viestintä tulee suunnitella hyvin, jotta saavutetaan mahdollisimman kattava vastaajajoukko
